miércoles, 1 de octubre de 2008

Desarrollando el Arte de Presentar

Es temprano en la mañana. Armado con una taza de café humeante y un Block A4 con garabatos del día anterior, me enfrento a la pantalla en blanco de mi Notebook. Sólo la pequeña barra de íconos en la parte superior de la pantalla deja saber que PowerPoint espera mis órdenes. Es el primer slide de una nueva presentación.

Sin importar cuantas presentaciones haya preparado, cada vez que me encuentro en este punto inicial se me aparecen los mismos cuestionamientos: ¿Serán los slides lo suficientemente claros? ¿Están bien dirigidos al público que asistirá? ¿Existe un hilo conductor entre slides que cuenten bien la “historia” que voy a presentar?

Como la mayoría de los profesionales, durante mi experiencia disfruté y sufrí muchas presentaciones. Pero por ser la “Venta de Ideas” una de las actividades que más me apasionan, siempre analizo los puntos de éxito o falla en cada nueva experiencia.

Todo este análisis parece siempre llevarme a la misma pregunta: ¿Qué es lo que hace exitosa a una presentación?



Pensando en una presentación como el trabajo en equipo de dos componentes:
  1. El Presentador
  2. El Material de apoyo (Slides)
Resulta difícil analizar una presentación separándolos (hay slides que funcionan con algunos Presentadores y con otros no). De todas maneras, pienso que las siguientes son las cualidades básicas que pueden destacarse en un buen presentador y un buen material de apoyo.

Cualidades de un buen Presentador

  • Creer en el mensaje. Si el Presentador no cree en lo que presentará, nadie más lo hará.
  • Transmitírselo con pasión a la audiencia. Cuando asistimos a una presentación, esperamos que el presentador nos transmita sus emociones acerca de lo que nos está contando. Queremos que nos sorprenda. Muchas veces vemos presentaciones en las cuales el presentador conoce muy bien su tema, pero nos habla como un robot, sin enfatizar en ningún aspecto positivo de aquello que nos quiere “vender”. Seguramente conoce el producto. Puede contestar cualquier consulta técnica. Pero más que un Presentador es un manual viviente. Generalmente una actitud de ese tipo viene acompañada de un tono de voz monótono, que provoca desatención (¿Somnolencia?) en los asistentes.

Cualidades de un buen Material de Apoyo

PowerPoint (o sus primos Impress y Keynote) son herramientas muy completas, pero su abuso puede llevarnos a “ensuciar” el mensaje que se quiere transmitir.
Los siguientes son algunos puntos – que creo – importantes al momento de preparar una nueva presentación.
  • No [ab]usar de animaciones, Bullets ni Cliparts. ¿Es necesario que ese texto aparezca describiendo un SPIN descendente, y que al llegar a su posición cambie de color mientras destella? Pienso que es buena idea prescindir de ese potencial de la herramienta, en favor de slides más simples y claros. Los Bullets ayudan a colocar algo de texto en la lámina, pero no deberían ir acompañados por más de algunas pocas palabras que resuman el concepto. Oraciones enteras torturan a la audiencia, obligando a los asistentes a que lean o presten atención a lo que dice el Presentador. Por último, si utilizamos solamente los Cliparts incluidos en PowerPoint, corremos el riesgo de que nuestros slides sean confundidos con los vistos por nuestra audiencia 5 minutos atrás.
  • No repetir lo que se piensa decir. Cuando asistimos a una presentación en la que el Presentador lee el contenido del Slide, todos los que no se quedan dormidos piensan: ¿Para que esta el presentador? El material de apoyo debería ser eso. Un apoyo. Ilustrando y resumiendo lo que el presentador contará durante su presentación.
  • Tener una versión de distribución. ¡Por favor no me envíes por email ese PPT de 48MB! Y si tiene comentarios relevantes en cada slide, mejor.
Mi slide sigue en blanco. Fin del POST. Pero como cada final es también un comienzo, cierro esta entrada mientras paso las primeras páginas del libro “Presentation Zen” de Garr Reynolds, en donde encuentro una frase que parece resumir de manera excelente el contenido que el autor distribuirá durante las siguientes 220 páginas del libro:
“Simplicity is the ultimate sophistication”. Leonardo Da Vinci.