Es temprano en la mañana. Armado con una taza de café humeante y un Block A4 con garabatos del día anterior, me enfrento a la pantalla en blanco de mi Notebook. Sólo la pequeña barra de íconos en la parte superior de la pantalla deja saber que PowerPoint espera mis órdenes. Es el primer slide de una nueva presentación.

Sin importar cuantas presentaciones haya preparado, cada vez que me encuentro en este punto inicial se me aparecen los mismos cuestionamientos: ¿Serán los slides lo suficientemente claros? ¿Están bien dirigidos al público que asistirá? ¿Existe un hilo conductor entre slides que cuenten bien la “historia” que voy a presentar?

Como la mayoría de los profesionales, durante mi experiencia disfruté y sufrí muchas presentaciones. Pero por ser la “Venta de Ideas” una de las actividades que más me apasionan, siempre analizo los puntos de éxito o falla en cada nueva experiencia.

Todo este análisis parece siempre llevarme a la misma pregunta: ¿Qué es lo que hace exitosa a una presentación?

Pensando en una presentación como el trabajo en equipo de dos componentes:

1. El Presentador
2. El Material de apoyo (Slides)

Resulta difícil analizar una presentación separándolos (hay slides que funcionan con algunos Presentadores y con otros no). De todas maneras, pienso que las siguientes son las cualidades básicas que pueden destacarse en un buen presentador y un buen material de apoyo.

Cualidades de un buen Presentador

• Creer en el mensaje. Si el Presentador no cree en lo que presentará, nadie más lo hará.

• Transmitírselo con pasión a la audiencia. Cuando asistimos a una presentación, esperamos que el presentador nos transmita sus emociones acerca de lo que nos está contando. Queremos que nos sorprenda.
  Muchas veces vemos presentaciones en las cuales el presentador conoce muy bien su tema, pero nos habla como un robot, sin enfatizar en ningún aspecto positivo de aquello que nos quiere “vender”. Seguramente conoce el producto. Puede contestar cualquier consulta técnica. Pero más que un Presentador es un manual viviente.
  Generalmente una actitud de ese tipo viene acompañada de un tono de voz monótono, que provoca desatención (¿Somnolencia?) en los asistentes.

Cualidades de un buen Material de Apoyo
PowerPoint (o sus primos Impress y Keynote) son herramientas muy completas, pero su abuso puede llevarnos a “ensuciar” el mensaje que se quiere transmitir.
Los siguientes son algunos puntos – que creo - importantes al momento de preparar una nueva presentación.

• No [ab]usar de animaciones, Bullets ni Cliparts. ¿Es necesario que ese texto aparezca describiendo un SPIN descendente, y que al llegar a su posición cambie de color mientras destella? Pienso que es buena idea prescindir de ese potencial de la herramienta, en favor de slides más simples y claros.
  Los Bullets ayudan a colocar algo de texto en la lámina, pero no deberían ir acompañados por más de algunas pocas palabras que resuman el concepto. Oraciones enteras torturan a la audiencia, obligando a los asistentes a que lean o presten atención a lo que dice el Presentador.
  Por último, si utilizamos solamente los Cliparts incluidos en PowerPoint, corremos el riesgo de que nuestros slides sean confundidos con los vistos por nuestra audiencia 5 minutos atrás.

• No repetir lo que se piensa decir. Cuando asistimos a una presentación en la que el Presentador lee el contenido del Slide, todos los que no se quedan dormidos piensan: ¿Para que esta el presentador?
  El material de apoyo debería ser eso. Un apoyo. Ilustrando y resumiendo lo que el presentador contará durante su presentación.

• Tener una versión de distribución. ¡Por favor no me envíes por email ese PPT de 48MB! Y si tiene comentarios relevantes en cada slide, mejor.

Mi slide sigue en blanco. Fin del POST. Pero como cada final es también un comienzo, cierro esta entrada mientras paso las primeras páginas del libro “Presentation Zen” de Garr Reynolds, en donde encuentro una frase que parece resumir de manera excelente el contenido que el autor distribuirá durante las siguientes 220 páginas del libro:

“Simplicity is the ultimate sophistication”. Leonardo Da Vinci.

Hace unos días leí el libro “El Abismo” (the dip), en el que Seth Godin describe las distintas etapas que aparecen en cada nuevo proyecto que emprendemos (entendiendo por “Proyecto” no sólo a un proyecto emprendedor sino en el sentido más amplio de la palabra, desde lanzar una nueva empresa hasta comenzar una nueva actividad deportiva). Según el autor, todo nuevo proyecto comienza como algo emocionante y divertido, evoluciona hacia algo cada vez menos emocionante y divertido, llegando a un punto tal en el cual uno llega a preguntarse si el objetivo final, la luz al final del túnel, realmente vale la pena el esfuerzo. Cuando llegamos a ese punto, estamos frente al abismo.

El abismo genera escasez, justamente porque la mayoría renuncia al proyecto original, desalentados por la dura tormenta del abismo. Esa escasez, es la que genera valor en aquellos que arremeten contra el abismo, pasando a través de él camino a la cima.

Claro está que con la sola persistencia no es suficiente para llegar al éxito. Si el objetivo original no era acertado, pasaremos del abismo al callejón sin salida en un viaje sin escalas. Quienes mantienen la vista en la luz al final del túnel cuando otros no la ven son los persistentes, pero son los inteligentes quienes identifican esa luz sólo cuando de verdad existe.

El abismo de Seth Godin es un pequeño libro de rápida lectura que te dejará meditando por un tiempo sobre que abismos superar y a cuales renunciar. Recomendable.