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¡No al apagón analógico!

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Y esta expresión de protesta no apunta a una señal de TV ni a un sistema de comunicaciones obsoleto.

Garr Reynolds, en su libro “Presentation Zen” dedica un capítulo entero al “planeamiento analógico” de las presentaciones. ¿Su recomendación? Apagar la PC, buscarte un lugar que te inspire y trabajar – con papel y lápiz – en el contenido.

Generalmente, quienes trabajamos en tecnología tendemos a buscar esa aplicación que nos simplifica cada una de nuestras tareas. Esto hace que por lo general trabajemos en la PC desde la concepción de la idea, permitiendo que – inconscientemente – los programas que utilizamos moldeen – sin pedirnos demasiado permiso – parte del proceso de desarrollo creativo de nuestra preciada idea, todavía en estado embrionario.

Es muy tentador sentarse frente a la computadora e intentar plasmar en un archivo de Word o Excel el contenido de una idea. Supongo que el impulso proviene de la sensación de lograr que quede plasmada rápidamente en un formato conocido, editable y distribuible. Quizás pensando que cuanto antes lo hagamos, mayor será nuestra productividad.

¿Dónde quedan entonces los colores y texturas diferentes de nuestras ideas? ¿Perdidas en el proceso de “digitalización”? Probablemente.

El lápiz y el papel tienen algo que esta más relacionado con el concepto de la idea, con el hilo de la historia, con la capacidad de mezclar imágenes, textos y garabatos prácticamente sin límites.

Es por eso que en este POST quiero reivindicar al uso de nuestro viejo cuaderno anotador como herramienta básica para acompañar el proceso de gestación de ideas, hasta el momento en que se encuentran lo suficientemente desarrolladas como para soportar el “proceso de digitalización”.

Ahora bien, esta negativa al apagón analógico no tiene como objetivo eclipsar a la etapa digital de la idea, sino simplemente mantenernos alertas para evitar que una tome espacio sobre la otra.

Transcribo a continuación una frase de Steve Jobs que siento que expresa de manera excelente lo que las computadoras deberían significar como parte de nuestro proceso creativo.

La bicicleta es un medio de transporte fascinante, que amplifica el esfuerzo de desplazamiento, logrando que el ser humano consiga ser muy eficiente en su desplazamiento. Esa misma funcionalidad deberíamos conseguir con el uso de la tecnología, utilizarla para amplificar nuestras posibilidades sin permitirle que acote nuestra creatividad.

Desarrollando el Arte de Presentar

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Es temprano en la mañana. Armado con una taza de café humeante y un Block A4 con garabatos del día anterior, me enfrento a la pantalla en blanco de mi Notebook. Sólo la pequeña barra de íconos en la parte superior de la pantalla deja saber que PowerPoint espera mis órdenes. Es el primer slide de una nueva presentación.

Sin importar cuantas presentaciones haya preparado, cada vez que me encuentro en este punto inicial se me aparecen los mismos cuestionamientos: ¿Serán los slides lo suficientemente claros? ¿Están bien dirigidos al público que asistirá? ¿Existe un hilo conductor entre slides que cuenten bien la “historia” que voy a presentar?

Como la mayoría de los profesionales, durante mi experiencia disfruté y sufrí muchas presentaciones. Pero por ser la “Venta de Ideas” una de las actividades que más me apasionan, siempre analizo los puntos de éxito o falla en cada nueva experiencia.

Todo este análisis parece siempre llevarme a la misma pregunta: ¿Qué es lo que hace exitosa a una presentación?

Death by PowerPoint
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Pensando en una presentación como el trabajo en equipo de dos componentes:

  1. El Presentador
  2. El Material de apoyo (Slides)

Resulta difícil analizar una presentación separándolos (hay slides que funcionan con algunos Presentadores y con otros no). De todas maneras, pienso que las siguientes son las cualidades básicas que pueden destacarse en un buen presentador y un buen material de apoyo.

Cualidades de un buen Presentador

  • Creer en el mensaje. Si el Presentador no cree en lo que presentará, nadie más lo hará.
  • Transmitírselo con pasión a la audiencia. Cuando asistimos a una presentación, esperamos que el presentador nos transmita sus emociones acerca de lo que nos está contando. Queremos que nos sorprenda.
    Muchas veces vemos presentaciones en las cuales el presentador conoce muy bien su tema, pero nos habla como un robot, sin enfatizar en ningún aspecto positivo de aquello que nos quiere “vender”. Seguramente conoce el producto. Puede contestar cualquier consulta técnica. Pero más que un Presentador es un manual viviente.
    Generalmente una actitud de ese tipo viene acompañada de un tono de voz monótono, que provoca desatención (¿Somnolencia?) en los asistentes.

Cualidades de un buen Material de Apoyo
PowerPoint (o sus primos Impress y Keynote) son herramientas muy completas, pero su abuso puede llevarnos a “ensuciar” el mensaje que se quiere transmitir.
Los siguientes son algunos puntos – que creo – importantes al momento de preparar una nueva presentación.

  • No [ab]usar de animaciones, Bullets ni Cliparts. ¿Es necesario que ese texto aparezca describiendo un SPIN descendente, y que al llegar a su posición cambie de color mientras destella? Pienso que es buena idea prescindir de ese potencial de la herramienta, en favor de slides más simples y claros.
    Los Bullets ayudan a colocar algo de texto en la lámina, pero no deberían ir acompañados por más de algunas pocas palabras que resuman el concepto. Oraciones enteras torturan a la audiencia, obligando a los asistentes a que lean o presten atención a lo que dice el Presentador.
    Por último, si utilizamos solamente los Cliparts incluidos en PowerPoint, corremos el riesgo de que nuestros slides sean confundidos con los vistos por nuestra audiencia 5 minutos atrás.
  • No repetir lo que se piensa decir. Cuando asistimos a una presentación en la que el Presentador lee el contenido del Slide, todos los que no se quedan dormidos piensan: ¿Para que esta el presentador?
    El material de apoyo debería ser eso. Un apoyo. Ilustrando y resumiendo lo que el presentador contará durante su presentación.
  • Tener una versión de distribución. ¡Por favor no me envíes por email ese PPT de 48MB! Y si tiene comentarios relevantes en cada slide, mejor.

Mi slide sigue en blanco. Fin del POST. Pero como cada final es también un comienzo, cierro esta entrada mientras paso las primeras páginas del libro “Presentation Zen” de Garr Reynolds, en donde encuentro una frase que parece resumir de manera excelente el contenido que el autor distribuirá durante las siguientes 220 páginas del libro:

“Simplicity is the ultimate sophistication”. Leonardo Da Vinci.